L’autorizzazione alla consultazione o all’accesso ai documenti della Soprintendenza contiene il riferimento esatto alla segnatura della documentazione oggetto delle richieste. Tale segnatura consente di individuare in modo univoco la documentazione e va utilizzata in ogni contesto ci si voglia riferire in modo preciso ad essa. In particolare, negli studi e nelle pubblicazioni la documentazione andrà citata sempre indicando il soggetto produttore, la Sezione d’archivio di riferimento, la serie, la collocazione ed eventualmente il titolo del fascicolo, ad esempio: Soprintendenza archeologia, belle arti e paesaggio per l’area metropolitana di Venezia e le province di Belluno, Padova e Treviso(abbr. SABAP-VE-MET), Sezione di Venezia, Archivio lavori I, PD 59/1/1 “Casa Folco. Ristrutturazione”.